Een clubsecretaris die er op maandagochtend achter komt dat de licentie van een speler niet is goedgekeurd voor de wedstrijd van het weekend, terwijl deze wel in FBI V2 was ingevoerd: het is een alledaagse situatie die elk seizoen weer teams in de problemen brengt.
Het FFBB-extranet bundelt het administratieve beheer van basketbalclubs in Frankrijk: van licenties en wedstrijdformulieren tot scheidsrechtersopleidingen. Bedieningsfouten komen er vaak voor, zijn dikwijls terugkerend en vrijwel altijd te voorkomen.
Gebruikersaccounts in FBI V2: de zwakke schakel in het clubbeheer
Vaak begint het hier, en precies hier ontstaan de eerste problemen. Een pas aangesloten club krijgt één beheerdersaccount. De logische reflex is om de inloggegevens te delen met de voorzitter, secretaris en penningmeester. Dat is een fout die sessieconflicten en onbedoelde wijzigingen veroorzaakt.
De praktische FFBB-handleidingen raden aan om voor elke bestuurder die toegang nodig heeft tot FBI V2 een apart gebruikersaccount aan te maken. Elk profiel krijgt dan rechten die passen bij de functie. Een penningmeester hoeft geen toegang te hebben tot het invoeren van uitslagen, en een sportverantwoordelijke hoeft de gegevens van de organisatie niet te kunnen wijzigen.
Bij een overzicht van de fouten in het FBI V2-extranet van de FFBB staat accountbeheer steevast bovenaan. Het ontbreken van persoonlijke accounts maakt het ook lastiger om wijzigingen te volgen: het is onmogelijk om te achterhalen wie een dispensatie heeft goedgekeurd of afgewezen als iedereen dezelfde inloggegevens gebruikt.
- Maak vanaf de aansluiting van de club voor elk bestuurslid dat met FBI V2 werkt een account op naam aan.
- Ken rechten toe op basis van de daadwerkelijke rol (licentiebeheer, uitslagen invoeren, algemeen beheer).
- Verwijder of deactiveer aan het begin van het seizoen de accounts van voormalige bestuurders om verouderde toegangsrechten te voorkomen.
Fouten bij het invoeren van licenties in het FFBB-extranet
Licenties vormen de kern van de administratieve organisatie. Een typefout in een naam, een omgewisselde geboortedatum of een niet-gekoppelde medische verklaring is al genoeg om de goedkeuring te blokkeren. Dit is geen zeldzaam geval.
De gegevens van de licentiehouder controleren voordat je de aanvraag goedkeurt lijkt vanzelfsprekend, maar door de haast aan het begin van het seizoen sturen veel clubs grote aantallen licentieaanvragen op zonder ze na te kijken. Het probleem komt vervolgens op de wedstrijddag aan het licht, wanneer de speler niet op het wedstrijdformulier staat.
De valkuil van een niet-afgeronde licentie
FBI V2 kent verschillende statussen voor een licentie: in behandeling, goedgekeurd en wachtend op een document. Een club kan denken dat een licentie actief is, terwijl deze nog steeds de status ‘wachtend’ heeft. De meest voorkomende oorzaak is een ontbrekend document (betalingsbewijs, medische verklaring of gezondheidsvragenlijst) dat niet correct is geüpload.
We raden aan om de status van elke licentie te controleren in het daarvoor bestemde tabblad, minstens een week voor de eerste speeldag van de competitie. Als je pas de dag voor de wedstrijd ontdekt dat de status ‘wachtend’ is, heb je nauwelijks tijd om het probleem op te lossen.
Wedstrijdformulieren en uitslagen: probleemloos invoeren in FBI V2
Thuisclubs zijn verplicht de wedstrijdresultaten in FBI V2 in te voeren. Een klassieke fout is het verwarren van de rol van FBI met die van e-Marque V2. FBI V2 dient om de officiële uitslag vast te leggen en de administratie te beheren. e-Marque V2 is het elektronische wedstrijdformulier dat tijdens de wedstrijd wordt gebruikt.
Een club die de score in e-Marque invoert maar vergeet de uitslag in FBI V2 definitief vast te leggen, krijgt een wedstrijd die bij het comité niet als goedgekeurd staat geregistreerd. Houd je aan de invoertermijn die je comité hanteert om administratieve problemen te voorkomen.
De gegevens van de organisatie controleren
Voordat we het over uitslagen hebben, wijzen de praktische FFBB-handleidingen op een controle die vaak wordt vergeten: het tabblad ‘Organisme’ en vervolgens ‘Votre organisme’ in FBI V2. De gegevens van de club (adres van de zetel, naam van de contactpersoon, e-mailadres) moeten actueel zijn. Met een verouderd e-mailadres ontvang je geen meldingen over goedkeuringen of waarschuwingen over dispensaties.
Wanneer een club tijdens de algemene vergadering een nieuw bestuur kiest, wordt het bijwerken van deze gegevens in FBI V2 regelmatig vergeten. Het gevolg: officiële brieven worden naar een voormalige voorzitter gestuurd en herinneringen gaan verloren.
Scheidsrechtersopleidingen en clubofficials in FBI V2
Het beheer van scheidsrechtersopleidingen via FBI V2 blijft voor veel clubs een struikelblok. De FFBB vraagt clubs om hun scheidsrechtersopleiding jaarlijks aan te melden, officials in opleiding in te schrijven en de certificaten na afloop van de opleiding rechtstreeks in het extranet in te voeren.
De meest voorkomende fout is het vergeten van de jaarlijkse aanmelding van de scheidsrechtersopleiding aan het begin van het seizoen. Zonder deze aanmelding kunnen clubofficials in opleiding niet voor wedstrijden worden geregistreerd, waardoor de club geen credits voor het ‘Charte des officiels’ ontvangt.
- Meld de scheidsrechtersopleiding aan in FBI V2 zodra het seizoen van start gaat, zonder te wachten op de eerste aanstelling.
- Schrijf elke official in opleiding in met de juiste gegevens (licentienummer, beoogde functie: scheidsrechter of tafeljuryofficial).
- Voer het certificaat na afloop van de opleiding meteen in, zodat de status van de official bij de volgende wedstrijden actueel is.
De FBI-handleiding voor scheidsrechtersopleidingen van de FFBB beschrijft elke stap, van inloggen tot het registreren van officials voor een wedstrijd. Voor clubs die hier net mee beginnen, voorkomt het stap voor stap volgen van deze handleiding de meeste administratieve problemen.
De kennisbank van het FFBB-supportportaal blijft de betrouwbaarste bron om een specifiek probleem in FBI V2 op te lossen. Zoek je op onderwerp in deze kennisbank, dan vind je nauwkeurigere antwoorden dan in oudere handleidingen die op sociale media worden gedeeld. Sommige daarvan zijn al jaren oud en sluiten niet meer aan op de huidige interface.
